Arbeitsbeispiel: Aufbau eines wirkungsorientierten Managementsystems in einem komplexen Projekt der Friedensentwicklung und Konflikttransformation

Die Ausgangssituation

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ GmbH) ist ein weltweit tätiges Unternehmen zur Durchführung von Projekten der internationalen Zusammenarbeit. Gemeinsam mit Arnold Landes leitete ich für die GIZ vor einigen Jahren in einem asiatischen Land einen Praxisworkshop zum wirkungsorientierten Monitoring für vier Projekte aus dem Bereich der Konfliktbearbeitung und Friedensentwicklung. Zielsetzung war es, relevante Kenntnisse zum Thema zu vermitteln und die Teams bei der wirkungsorientierten Planung und Steuerung ihrer Projekte zu beraten.

Im Anschluss an diesen ersten einwöchigen Fortbildungsworkshop beauftragte mich eines der Projekte, es während seiner gesamten Durchführungsphase von insgesamt drei Jahren im Projektmanagement zu unterstützen. Meine Rolle war dabei die der Prozessbegleitung mit ein bis zwei Beratungseinsätzen pro Jahr vor Ort. Bedarfsorientiert führte ich zudem ein Coaching der Führungskräfte durch.

Der Beratungsprozess

Eine erste ausführlichere Analyse ergab, dass das Projekt in zweifacher Hinsicht besonders komplex war. Zum einen hatte es mehr als 60 einheimische Partnerorganisationen, die es über einen Kleinprojektefonds finanziell förderte und beim Capacity Development unterstützte. Ziel war es, diese Organisationen in die Lage zu versetzen, eine aktive Rolle in der zivilen Konfliktbearbeitung einzunehmen und zur Verbreitung demokratischer Werte beizutragen. Die Wirkungen seiner Arbeit konnte das Projekt also nur über diese höchst unterschiedlichen, im ganzen Land tätigen Partnerorganisationen messen.

Zum anderen wurde das Projekt finanziell nicht nur durch das deutsche Bundesministerium für Wirtschaftliche Zusammenarbeit (BMZ) gefördert, sondern erhielt auch erhebliche finanzielle Unterstützung von australischer, britischer und dänischer Seite. Die vier Geldgeber waren im Steuerungskomitee des Projekts vor Ort vertreten und hatten recht unterschiedliche Erwartungen hinsichtlich der zu erreichenden Wirkungen, der Umsetzungsstrategien sowie des Projektmanagements. Allerdings waren sich alle darin einig, die Orientierung auf Wirkungen als einen zentralen Aspekt der Projektarbeit zu betrachten.

Da die laufende Projektphase auf drei Jahre begrenzt war, ging es darum, relativ kurzfristig ein Management- und Steuerungssystem zu entwickeln, das der beschriebenen Komplexität gerecht wurde und gleichzeitig so einfach war, dass es für das Projektteam mit den nur begrenzt zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Ressourcen handhabbar blieb. Die sich rasch wandelnden politischen und sozialen Rahmenbedingungen machten es insbesondere bei der Definition von Indikatoren und Instrumenten notwendig, das Spannungsfeld zwischen Standardisierung und Flexibilität immer wieder neu auszuleuchten. Angesichts der vier Geldgeber und deren Interesse an „positiven Wirkungsberichten“ musste bei der Entwicklung des Monitoring- und Steuerungssystems darauf geachtet werden, eine angemessene Balance zwischen Rechenschaftslegung und Berichterstattung einerseits und dem Lernen des Projektteams andererseits herzustellen. Es ließ sich eine gewisse Tendenz feststellen, das Monitoringsystem vor allem für die Wirkungsberichte an die Geldgeber zu nutzen und weniger für die eigene Projektsteuerung (also für die gemeinsame Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung der Kernprozesse und deren Ergebnisse).

Leistungen:

  • Erhebung der Ausgangssituation und der spezifischen Herausforderungen an das Projektmanagement durch Interviews mit Schlüsselpersonen
  • Unterstützung bei der Strategieentwicklung, der Identifizierung von Wirkungsindikatoren und der Erarbeitung von Wirkungsgefügen
  • Beratung beim Aufbau eines computergestützten Monitoring- und Informationssystems über die Fortschritte der Zielerreichung bei den Projektpartnern im Land
  • Unterstützung bei der Entwicklung von Erhebungsinstrumenten und der Auswertung der erhobenen Daten
  • Unterstützung bei der Ausarbeitung von Trainingsmaterialien zum wirkungsorientierten Projektmanagement sowie bei der Erstellung eines einfachen Monitoring-Handbuchs für die Partnerorganisationen
  • Fortbildung und Coaching von Multiplikatoren für wirkungsorientiertes Projektmanagement
  • Beratung bei der Nutzung der Monitoring-Daten durch die Steuerungsgruppe und das Projektteam
  • Feedback zu den Wirkungsberichten für die Geldgeber des Projekts und die interessierte Öffentlichkeit
  • Coaching der Führungskräfte in Management- und Steuerungsfragen

Ergebnisse

Der Beratungsprozess trug zu einer Klärung der zentralen Interventionsstrategien und Kernprozesse des Projekts bei. Gleichzeitig wurden auch die Rollen und Verantwortungsbereiche des Projektteams und weiterer beteiligter Schlüsselakteure beim Management dieses komplexen Projekts genauer definiert. Sowohl das Projektteam als auch die strategischen Partner verbesserten deutlich ihre Management-Kompetenzen und entwickelten ein gemeinsames Verständnis von Wirkungsorientierung. Die Geldgeber zeigten sich mit den erzielten Wirkungen, die das Projekt in jährlichen Berichten sowie auf spezielle Anfragen hin zur Verfügung stellte, sehr zufrieden. Sie lobten insbesondere das Wirkungsmonitoring und das Managementinformationssystem, auf das sie einen direkten Zugriff hatten. Das Projekt erhielt mit seinem Management- und Steuerungssystem den Qualitätspreis der GIZ für Informations- und Wissensmanagement.

Weitere Referenzen (Auswahl)

  • Mitglied des Management-Trainerpools der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) und regelmäßige Durchführung von Management-Seminaren für im Ausland tätige Führungskräfte, Teammitglieder und Juniorfachkräfte.
  • Im Rahmen des Fortbildungs- und Personalentwicklungsangebots einer Hamburger Behörde: Regelmäßige Durchführung von Projektmanagement-Trainings für Fach- und Führungskräfte der Behörde sowie für MitarbeiterInnen nicht-staatlicher Projektträger.
  • Im Auftrag von Swiss Contact: Beratung eines Projekts der Friedensentwicklung und eines Projekts der Förderung von Klein- und Mittelunternehmen in einem asiatischen Partnerland über einen Zeitraum von acht Monaten. Erarbeitung eines flexiblen Planungs- und Steuerungssystems, Training der nationalen Mitarbeiter in Managementthemen, virtuelles Coaching bei der praktischen Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen zur Verbesserung des Projektmanagements.
  • Einjähriger Fortbildungs- und Beratungsprozess von drei Partnerinstitutionen der Welthungerhilfe aus dem Sektor Wirtschaftsentwicklung im ländlichen Raum: Training von Schlüsselpersonen und Begleitung bei der Umsetzung des Fachkonzepts Wirkungsorientierung in der Projektarbeit. Jede Organisation entwickelte eine auf ihre institutionellen Strukturen, ihre Organisationskultur und die zur Verfügung stehenden Ressourcen zugeschnittene Vorgehensweise mit spezifischen Schritten und Instrumenten für die praktische Arbeit. Der Prozess führte zu einer besseren Messbarkeit und Sichtbarkeit der erreichten Projektwirkungen im Bereich der Armutsminderung bei den ländlichen Zielgruppen.
  • Dreijährige intermittierende Managementberatung der Komponente „Jugendförderung“ im GIZ-Programm „Gute Regierungsführung auf dezentraler Ebene und Armutsminderung“ in Paraguay: Situationsanalyse und Entwicklung von Interventionsstrategien, Aufbau eines Systems für das Monitoring der erzielten Wirkungen, Unterstützung der Produktentwicklung und des Wissensmanagements, Stärkung der Managementkompetenzen beim Durchführungsteam vor Ort. Eine Evaluierung bezeichnete den Managementansatz und die dadurch erreichten Ergebnisse der Komponente als vorbildlich.

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